Wettbewerbsvorteil durch digitale Buchhaltung – so schaffen es die Unternehmen aus Recklinghausen auf Platz 1
Recklinghausen – digitale Buchhaltung ist ein Zusammenspiel zwischen Unternehmen und Steuerberater
Du bist ein Mensch, wie viele andere auch, die sich in die digitale Welt anpassen? Schon bei einer Dienstreise verlierst du den Überblick und versuchst dich zwischen den Rechnungen und Belegen fündig zu machen? Dann ist die digitale Buchhaltung genau was für dich. Schluss mit dem Zettelchaos, die sich auf dem Schreibtisch stapeln! Mit einer digitalen Buchhaltung kannst du dein Unternehmen papierlos führen, wie das geht erklären wir dir jetzt Schritt-für-Schritt.
Schritt 1: Verschaffe dir einen Überblick und fülle die richtigen Voraussetzungen
Du kannst damit anfangen, indem du dir einen Überblick verschaffst. Erstelle dir am besten einen Ablaufplan und notiere dir, welche papierhaften Prozesse es in deinem Unternehmen gibt und wie sie deine Buchhaltung beeinträchtigt. Um eine Buchhaltung digital darstellen zu können, musst du die verschiedenen Arbeitsabläufe verstehen.
Für eine digitale Buchhaltung musst du besonders in zwei Bereichen aktiv sein. Hardware und die jeweiligen Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen.
Organisiere dir einen Computer und einen funktionalen Scanner, welches dir die Dokumente schnell einscannt. Somit bist du im Bereich Hardware schonmal gut versorgt. Alternativ kannst du auch eine App herunterladen, mit der die Belege gescannt werden können. Manche Buchhaltungssysteme bringen eine solche App bereits mit.
Für die Umstellung auf papierlose Buchhaltung brauchst du Mitarbeiter bzw. Mitarbeiterinnen, die die Digitalisierung mit Humor aufnehmen. Nicht jeder Mensch kommt mit Veränderungen gut zurecht. Also musst du frühzeitig deinen Mitarbeitern erklären, warum du mit einer papierlosen Buchhaltung starten willst. Sorge dafür, dass die Kenntnisse deiner Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen aktualisiert sind. Sobald sich dein Kolleg, deine Kolleginnen eingearbeitet haben bist du im Bereich Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen ebenfalls gut versorgt.
Schritt 2: Schalte frühzeitig deinen Steuerberater bzw. deine Steuerberaterin ein
Nun brauchst du Fachleute, die genau wissen, wie du z.B. die Vorgaben der GoBD umsetzt und was du beim Umstieg beachten musst. In Recklinghausen gibt es eine Steuerberaterin, die absolute Vorreiterin in Sachen Digitalisierung ist. Die Steuerberaterin Frau Witt- Rachuba mit Ihrem Team lebt die Digitalisierung und kann von uns noch wärmstens empfohlen werden.
Schritt 3: Entscheide dich für eine Buchhaltungssoftware
Zum Thema Buchhaltungssoftware kannst du dir gegeben falls auch Tipps von deinem Steuerberater/In holen. Achte bitte darauf, dass die Buchhaltungssoftware für den du dich entscheidest alle Arbeitsprozesse einer papierlosen Buchhaltung beherrschst.
Folgende Systeme können wir empfehlen:
Bei der Auswahl der Buchhaltungssoftware solltest du unbedingt auf die Schnittstellen achten. Gehe keine Kompromisse ein, denn deine digitale Buchhaltung muss in deine Softwarestruktur passen.
Schritt 4: Die Digitale Buchhaltung prüfen lassen
Sobald du alles eingerichtet hast, würden wir dir empfehlen, dass du erneut deinen Steuerberater oder Steuerberaterin kontaktierst und prüfen lässt, ob alle Anforderungen der GoBD erfüllt werden.
Eine papierlose Buchhaltung lässt sich viele Prozesse vereinfachen und schneller umsetzen.
Da alles Digital erfolgt, gibt es besondere Vorschriften, die man beachten muss.
Eine digitale Buchhaltung sollte GoBD-konform sein, zum anderen braucht es eine Verfahrensdokumentation.
Was ist GoBD?
GoBD bedeutet Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form. Die GoBD regelt, welche grundsätzlichen Prinzipien Unternehmer für ihre Bücher und sonstigen Aufzeichnungen beachten müssen, damit diese für steuerliche Beweiszwecke von den Finanzbehörden anerkannt werden.
Was ist Verfahrensdokumentation?
Ebenfalls verpflichtend ist für dich als Unternehmer die Verfahrensdokumentation.
Mit dieser Pflicht hältst du genau fest, welche technischen Schritte in deinem Unternehmen dafür sorgen, dass alle gespeicherten Unterlagen im Sinne der GoBD und der Vorgaben des Handelsgesetzbuchs nachprüfbar und nachvollziehbar sind.
Fazit
Unternehmen in Recklinghausen können mit einer digitalen Buchhaltung Ressourcen schonen und den wirtschaftlichen Erfolg steigern, denn die Umstellung beschleunigt viele Prozesse und bringt eine bessere Übersichtlichkeit mit sich. Nur wer seine Zahlen kennt, kann die richtigen Entscheidungen treffen.
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